Diese Woche habe ich einen besonderen Interviewgast, der mich schon länger sehr gut im Hintergrund unterstützt. Tanja ist meine virtuelle Assistenz. Wir sprechen über Aufgaben, welche sie gut für ihre Kunden übernehmen kann.Viele Stunden Zeitunterschied und viele Kilometer räumliche Trennung liegen zwischen mir und Tanja. Sie lebt seit über neun Jahren in Chile und kam ursprünglich auf die andere Seite der Erde nachdem sie ihr Sozialpädagogik-Studium abgeschlossen hatte und einfach noch mal ein wenig die Welt kennen lernen wollte. In Chile absolvierte sie zunächst ein dreimonatiges Praktikum auf einer kleiner touristischen Outdoor-Lodge in den Anden, kümmerte sich um die Gäste aus dem Hotel, half im Restaurant aus und ging ihrer großen Leidenschaft den Pferden nach. Sie betreute die Gäste auf den Reittouren und agierte als Guide und Übersetzer auf den Touren durch die Anden. Aus einem kurzen Abenteuer wurden insgesamt sieben Jahre. Nach kurzer Zeit übernahm sie die Leitung des Betriebs und sorgte dafür, dass alles so lief, wie die Gäste sich das wünschten.

Vor rund zwei Jahren kam sie jedoch an einen Punkt wo es galt umzudenken. Sie hatte mittlerweile einen kleinen Sohn, der jede Menge Aufmerksamkeit brauchte und der zweite Rabauke war unterwegs. Die Arbeit als Verwalterin in einem touristischen Familienbetrieb war in diesem Umfang nicht mehr möglich. Sie wollte etwas machen, was sich mit den Bedürfnissen der Kinder besser vereinbaren lies. Die Idee als virtuelle Assistentin für Kunden in Deutschland und weltweit zu arbeiten, dabei frei und flexibel in der Einteilung der Arbeitszeit zu sein, erschien zunächst als unfassbare Alternative. Doch nach jetzt gut anderthalb Jahren sagt Tanja möchte sie diese Art der Arbeit gegen keinen andern Job mehr tauschen. Er bietet ihr so unglaublich viele Vorteile. Vorteile von denen nicht nur sie, sondern auch ihre Kunden profitieren.

Deine Vorteile, wenn auch du dich für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz entscheidest

Mit einer virtuellen Assistenz zusammen zu arbeiten bietet sowohl für Tanja als auch für ihre Kunden jede Menge Flexibilität. Tanja kann ihre Arbeitszeit frei einteilen und auch ihre Kunden können wochen- oder monateweise entscheiden wie viele Stunden sie gerne mit ihr zusammenarbeiten möchten. Es entstehen keine fixen Kosten, keine Lohnnebenkosten und auch keine Kosten für Logistik oder Ausstattung eines Arbeitsplatzes. Als virtuelle Assistentin deckt Tanja ein sehr breites Aufgabenspektrum ab. Sie kümmert sich selbst sehr gewissenhaft um die eigene Weiterbildung.

Virtuelle Assistenten, so auch Tanja, arbeiten oft ortsunabhängig. Die damit verbundene Zeitverschiebung kommt vielen ihren Kunden zum Vorteil. Klar ist sie am deutschen Morgen noch nicht so aktiv, jedoch bleibt ein gutes gemeinsames Zeitfenster, um Aufgaben zu besprechen und eventuell liegengebliebene Aufgaben über Nacht fertig zu stellen. Auch ich kann mir morgens mehr Zeit lassen und brauche ihr die Tagesaufgaben erst am frühen Nachmittag zu schicken. Mein Arbeitstag dehnt sich dabei ungemein nach hinten aus.

Welche Aufgaben kann Tanja für ihre Kunden übernehmen? Was lässt sich gut auslagern?

Sehr gut lassen sich Aufgaben aus dem Backoffice auslagern. Als virtuelle Assistentin erstellt Tanja für ihre Kunden Dokumente und Unternehmensunterlagen, schreibt Texte und kreiert PowerPoint Präsentationen. Die Recherche ist auch eine sehr gute Aufgabe, die sich leicht auslagern lässt und mit der Tanja sich gerne und lange beschäftigen kann. Es geht darum Inhalte zugänglich zu machen, aufzubereiten und den Kunden übersichtlich zur Verfügung zu stellen.

Sehr gerne beschäftigt sich Tanja mit dem Bereich des Kundensupports, da sie hier jede Menge Erfahrung aus ihrer früheren Anstellung im Tourismus mitbringt. Sie beantwortet Emailanfragen, kümmert sich um Anfragen bei Facebook und sorgt dafür, dass ihre Kunden möglichst wenig davon mitbekommen, was im Posteingang einkommt und was diesen wieder verlässt. Eine ganz tolle Aufgabe für sie, aber auch für ihre Kunden. Sie schaffen sich Freiräume und verlegen ihre Konzentration auf ihr Kerngeschäft. Klar bedarf diese Aufgabe eventuell ein wenig mehr Einarbeitung, aber es lohnt sich.

Liebend gerne übernimmt Tanja Aufgaben aus dem kreativen, gestalterischen Bereich. Sie erstellt grafischen Content für regelmäßige Facebook-Posts über Canva, kleinere Flyer oder Banner in Photoshop und kümmert sich um die Webseite ihrer Kunden. Die Erstellung einer Landingpage oder einer Salespage ist da nur eines von vielen Beispielen. Im Bereich WordPress kann sie Blogeinträge einpflegen oder erstellen und für mich übernimmt sie beispielsweise die komplette Erstellung der schriftlichen Shownotes meiner Podcastfolgen. Darüber bin ich sehr froh, denn mir nimmt das ungemein viel Zeit ab.

Tanjas kleiner Tipp für dich, wenn auch du jetzt darüber nachdenkst Aufgaben auszulagern: Beobachte dich selbst eine Woche lang. Schreibe dir auf, was du jeden Tag erledigst und wie lange du dafür brauchst. Am Ende der Woche kannst du für dich entscheiden, welche deiner Aufgaben Potential haben an eine virtuelle Assistenz ausgelagert zu werden und du weißt gleich wie viel Zeit du damit jede Woche für dich effizienter nutzen könntest. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich besonders gut auslagern, weil hier der Zeitaufwand für dich als Kunde immer geringer wird.

In meinem neuen Online-Kurs „Pimp your Online-Course |Einfacher und mehr verkaufen durch bessere Kurse“ habe ich genau zu diesem Thema auch ein Zusatzmodul entwickelt, in welchem ich dir erklären möchte, welche weiteren Aufgaben du gut auslagern kannst, welche vielleicht eher nicht und auf was du genau in der Zusammenarbeit mit deiner künftigen virtuellen Assistentin achten solltest.

Welche Tools kann Tanja für eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation empfehlen?

Tanja stellt sich in diesem Bereich ganz individuell auf ihre Kunden ein. Jedoch empfiehlt sie die Kommunikation auf einen einzigen Kanal zu beschränken, da es sonst schnell passieren kann, dass Information verloren geht beziehungsweise man nicht mehr weiß, wo man eventuell einen Input zu einer Aufgabe findet, wenn diese über mehrere verschiedene Kanäle kommuniziert werden.

Ihr ganz persönlicher Favorit für die Kommunikation ist Slack, da hier mit unterschiedlichen Teams über Kanäle zu unterschiedlichen Inhalten, aber auch im direkten Chat mit den Teammitgliedern gesprochen werden kann. Whatsapp lässt sich schön verwenden, wenn man auch unterwegs erreichbar sein will oder zeitsparend mit Sprachnachrichten arbeiten möchte. Wer ab und zu wieder Informationen finden will, die irgendwann mal gemeinsam besprochen wurden kann auch sehr gut die Suchfunktion von Slack oder FB-Messenger nutzen. Ein Vorteil gegenüber Whatsapp.

Welche Information braucht Tanja von ihren Kunden, um Aufgaben möglichst genau und nach der Idee ihrer Kunden zu erledigen?

Selbstverständlich ist in der virtuellen Zusammenarbeit ein besonderes Augenmerk wichtig, denn leicht können Missverständnisse entstehen, wenn die nonverbale Kommunikation fehlt und niemand vor Ort für Rückfragen gleich zur Verfügung steht.

Es ist immer einfacher, wenn man schon längere Zeit zusammen arbeitet, den Kunden und seine Wünsche besser kennt und weiß worauf er Wert legt. Deswegen empfiehlt Tanja ihren Kunden vor der Bearbeitung der ersten Aufgabe in einem kurzen, kostenlosen Gespräch sich gegenseitig kennen zu lernen, Erwartungen und Ziele der ersten Aufgabe zu besprechen. So lassen sich erste Rückfragen auch leichter klären.

Viele ihre Aufgaben bekommt sie im weiteren Verlauf allerdings auch per Mail zugeschickt. Diese enthält eine möglichst kurze Beschreibung, was gemacht werden soll. Wenn nötig, dann stellen ihre Kunden notwendigen Dateien auf einer Cloud zur Verfügung, machen vielleicht auch eine kurze Bildschirmaufnahme zu der Aufgabe oder geben Tanja eine Vorlage, welche sie zur Inspiration verwenden kann. Bei Texten ist es sinnvoll etwas über das gewünschte Wording zu verraten, in welche Richtung der Text gehen soll, an wen er vielleicht gerichtet ist und wie lang er sein soll.

Zwei ganz wichtige Faktoren, die jeder Aufgabe beistehen sollten sind die Frage nach dem Budget und der Deadline. Wie lange soll Tanja maximal an einer Aufgabe arbeiten? Wann soll sie sich das erste Mal mit einem Zwischenergebnis rückmelden? Und bis wann soll sie das endgültige Ergebnis geliefert haben? Gerade auch bei Recherchearbeiten ist ein Zwischenergebnis sehr wichtig, da diese Aufgaben schnell in die falsche Richtung gehen können oder vielleicht auch gar keine Ergebnisse zur Verfügung stehen, die man finden könnte.

Wenn Kunden möchten, dann arbeitet Tanja für den Aufgabenaustausch sehr gerne mit den Online-Tool Trello zusammen. Hier lassen sich verschiedene Boards und Listen zur Aufgabenkategorisierung anlegen, Kommentare für Zwischenstände einstellen und auch das Budget und die Deadline festlegen. Dieses Tool kann sehr gut dabei helfen, um zusammen zu arbeiten ohne dabei im gleichen Raum zu sitzen. Und für eine gute Zusammenarbeit ist das auch nicht ausschließlich erforderlich

Wo kannst du als Kunde virtuelle Assistenten finden?

In Deutschland gibt es ein paar Agenturen, die sich auf die Vermittlung von virtuellen Assistenten spezialisiert haben. Zudem gibt es heutzutage ein breites Netz an unterschiedlichen Jobportalen. Fernarbeit.net, aber auch Freelancer.de und machdudas.de sind wohl die momentan größten Portale in Deutschland.

Tanja selbst findet ihre Kunden oder wird auch von diesen über Facebook gefunden. Dort gibt es verschiedene Gruppen, wo potentielle Auftraggeber sich mit virtuellen Assistenten austauschen. Die Gruppen sind sehr aktiv und das Netzwerk recht groß. Ein Blick lohnt sich auf jeden Fall.

Wie funktioniert die Abrechnung mit einer virtuellen Assistentin?

Tanja selbst rechnet ihre Aufgaben auf Stundenlohnbasis ab. Über ein Zeiterfassungstool zeichnet sie minutengenau ihre Arbeitszeit auf und stellt die Gesamtarbeitszeit am Ende des Monats in Rechnung. Von anderen virtuellen Assistenten weiß Tanja, dass auch die Möglichkeit besteht Paketpreise anzubieten. So verlangen sie beispielsweise für die Erstellung eines monatlichen Newsletter so und so viel Euros – ganz egal wie lange sie dafür schlussendlich brauchen. Bei Kunden, die regelmäßig Aufgaben abgeben oder auch garantieren können, dass im Monat mindestens beispielsweise zehn Stunden anfallen, können auch Stundenpakete zu einem Paketpreis angeboten werden.

Hier kannst du Tanja und ihr vergünstigtes Schnupperangebot finden

Ganz leicht kannst du Tanja über ihre Homepage und per Mail kontaktieren,  um ein erstes kostenloses Kennenlerngespräch zu vereinbaren. Solltest du dich zu einer Zusammenarbeit mit Tanja entscheiden, dann könnte ihr Schnupperangebot für dich interessant sein. Sie bietet dir an die ersten fünf Stunden zum Gesamtpreis von 99 Euro zu arbeiten.

 

Herzliche Grüße und gib deinem Online-Kurs eine echte Chance. Es lohnt sich! :-)

Simone Weissenbach

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Jobportale für virtuelle Assistenten und ihre Auftraggeber

Fernarbeit.net

machdudas.de

freelancer.de

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